Conditions générales de vente

1. Parties et champ d’application

Les présentes conditions générales de vente (CGV) sont conclues entre Keleo Solutions, société par actions simplifiée (SAS) au capital de 4 000 €, RCS Toulouse 819 022 955, dont le siège est situé 27 boulevard Matabiau, 31000 Toulouse, France (« Keleo Solutions »), et toute organisation qui souscrit un abonnement au service Periscopik (le « Client »).

Le service est réservé aux professionnels : le Client déclare agir pour les besoins de son activité. Les dispositions du Code de la consommation, dont le droit de rétractation, ne s’appliquent pas. Les présentes CGV prévalent sur tout autre document du Client, sauf accord écrit contraire.

2. Essai gratuit

Chaque nouvelle organisation bénéficie d’un essai gratuit de 30 jours, sans carte bancaire et sans engagement, donnant accès à l’ensemble des fonctionnalités. Aucun paiement n’est demandé à l’issue de l’essai sans souscription expresse.

À la fin de l’essai, faute d’abonnement, l’organisation passe en lecture seule : ses contenus restent consultables, mais ne peuvent plus être modifiés jusqu’à la souscription.

3. Tarifs

L’abonnement est facturé en fonction du nombre de personnes planifiées actives de l’organisation. Est active une personne du planning dont un contrat couvre le mois en cours, ou qui n’a aucun contrat. Une personne dont les contrats sont terminés n’est plus comptée. Les managers et les membres en lecture sont illimités et ne sont pas facturés.

Le tarif dégressif s’applique uniquement aux personnes au-delà de la 50^e. Un minimum de 5 personnes est facturé, soit 15 € HT par mois ou 150 € HT par an. Les prix s’entendent hors taxes ; la TVA au taux en vigueur s’y ajoute, ou l’autoliquidation s’applique lorsque les conditions en sont réunies pour un client établi dans un autre État membre de l’Union européenne.

Keleo Solutions peut faire évoluer ses tarifs. Toute hausse est notifiée au Client au moins trente jours avant son application et ne prend effet qu’au renouvellement suivant ; le Client peut résilier avant cette date.

4. Souscription et évolution de l’abonnement

Un manager souscrit l’abonnement depuis la page Abonnement du service, en choisissant la formule mensuelle ou annuelle, puis en validant le paiement. La souscription vaut acceptation des présentes CGV.

• Hausse du nombre de personnes : elle est facturée au prorata de la période en cours, sur la facture suivante.
• Baisse du nombre de personnes : elle s’applique au renouvellement suivant, sans avoir sur la période en cours, qui reste due pour le nombre le plus élevé atteint.
• Changement de formule : le passage à la formule annuelle prend effet immédiatement, avec un calcul au prorata ; le retour à la formule mensuelle prend effet à l’échéance annuelle.

5. Facturation et paiement

L’abonnement est payable d’avance, par carte bancaire ou par prélèvement SEPA lorsque ce moyen est proposé. Les paiements sont traités par Stripe ; Keleo Solutions n’a jamais accès aux données complètes des moyens de paiement. Une facture est émise à chaque échéance et reste téléchargeable depuis la page Abonnement.

En cas d’échec de paiement, de nouvelles tentatives sont effectuées et le Client en est informé ; l’accès reste complet pendant ce délai. Si le paiement n’est pas régularisé, l’abonnement prend fin et l’organisation passe en lecture seule. Conformément à l’article L. 441-10 du Code de commerce, toute somme impayée à l’échéance porte intérêt au taux appliqué par la Banque centrale européenne à son opération de refinancement la plus récente, majoré de dix points, et donne lieu à une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 €.

6. Durée, renouvellement et résiliation

L’abonnement est conclu pour une durée d’un mois ou d’un an selon la formule choisie, puis renouvelé tacitement pour une durée identique.

Le Client peut résilier à tout moment depuis la page Abonnement. La résiliation prend effet à la fin de la période en cours, déjà payée, et ne donne lieu à aucun remboursement au prorata. Le Client peut annuler sa résiliation jusqu’à cette date. À l’issue de l’abonnement, l’organisation passe en lecture seule.

En cas de manquement grave de l’une des parties non corrigé dans les trente jours suivant une mise en demeure, l’autre partie peut résilier l’abonnement de plein droit.

7. Protection des données personnelles (sous-traitance)

Pour les contenus saisis dans le service (personnes planifiées, contrats, affectations, absences…), le Client est responsable de traitement et Keleo Solutions agit en qualité de sous-traitant au sens de l’article 28 du RGPD. Le présent article constitue l’accord de sous-traitance entre les parties.

Objet et instructions

Keleo Solutions traite ces données uniquement pour fournir le service, en assurer la sécurité et l’assistance, et selon les instructions documentées du Client, que constituent les présentes conditions et l’utilisation du service. Les données concernent les collaborateurs et personnes planifiées du Client ainsi que ses utilisateurs : identité, poste, capacité contractuelle, périodes de contrat, affectations et absences. Le traitement dure le temps de l’abonnement.

Engagements de Keleo Solutions

• garantir la confidentialité des données et y soumettre les personnes autorisées à les traiter ;
• mettre en œuvre des mesures de sécurité appropriées : chiffrement des échanges (HTTPS), hébergement en France, cloisonnement des données par organisation, contrôle d’accès par rôle, double authentification pour l’administration du service ;
• aider le Client à répondre aux demandes d’exercice des droits des personnes et à satisfaire à ses obligations de sécurité et d’analyse d’impact ;
• notifier au Client toute violation de données le concernant dans les meilleurs délais et au plus tard quarante-huit heures après en avoir pris connaissance ;
• mettre à disposition les informations nécessaires pour démontrer le respect de ces obligations et permettre des audits raisonnables, à la charge du Client, moyennant un préavis de trente jours.

Sous-traitants ultérieurs

Le Client autorise le recours aux sous-traitants suivants :

Keleo Solutions informe le Client de tout ajout ou remplacement au moins trente jours à l’avance ; le Client peut s’y opposer pour un motif légitime et, à défaut d’accord, résilier son abonnement. Keleo Solutions impose à ses sous-traitants des obligations équivalentes et s’assure que tout transfert hors de l’Union européenne est encadré par des garanties appropriées.

Fin du traitement

Sur demande écrite à contact@keleo-solutions.com, Keleo Solutions restitue les contenus du Client dans un format structuré et couramment utilisé, et/ou les supprime, dans un délai de trente jours. À défaut de demande, les contenus d’une organisation sans abonnement et sans connexion depuis douze mois peuvent être supprimés, après information de ses managers par e-mail au moins trente jours à l’avance. Les factures sont conservées pendant la durée légale.

8. Responsabilité

Keleo Solutions est tenue d’une obligation de moyens. Sa responsabilité est limitée aux dommages directs et prouvés, et ne peut excéder le montant hors taxes payé par le Client au titre des douze mois précédant le fait générateur. Sont exclus les dommages indirects, tels que la perte de chiffre d’affaires, de clientèle ou d’image. Aucune partie n’est responsable d’un manquement résultant d’un cas de force majeure au sens de l’article 1218 du Code civil.

9. Référence commerciale

Sauf opposition écrite du Client, Keleo Solutions peut mentionner son nom et son logo comme référence commerciale.

10. Droit applicable et juridiction

Les présentes CGV sont régies par le droit français. Les parties recherchent une solution amiable avant toute action. À défaut, tout litige relatif à leur formation, leur exécution ou leur interprétation relève de la compétence exclusive du tribunal de commerce de Toulouse, y compris en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie.